Gestão da compra de produtos e materiais nas clínicas e consultórios

Como aliar sustentabilidade, eficiência e prioridades para obter melhores resultados com economia e menos descarte de insumos que passaram da validade pela falta de controle.

Por Leandro Duarte

As clínicas e consultórios odontológicos são espaços para a promoção de saúde bucal, mas também são empresas. Então, aliado às competências clínicas, os cirurgiões-dentistas – principalmente aqueles que atendem seus pacientes em uma estrutura mais enxuta – precisam se desdobrar para cuidar da administração. Isso engloba chefiar uma secretária/assistente, pagar contas e planejar a compra e estocagem correta dos materiais e insumos. Realmente, trata-se de uma tarefa difícil e que se torna ainda mais penosa com a habitual falta de tempo.

Como forma de tentar ajudar a melhorar a eficiência da gestão, a Sorrisos Brasileiros convidou um especialista que, além de cirurgião-dentista e professor de Ortodontia, passou a se dedicar também às consultorias, mentorias e palestras sobre gestão e vendas em todo o Brasil. Sócio de uma clínica na capital amazonense, onde coordena a pós-graduação de Ortodontia no IOA Manaus, Fernando Trigueiro também já colaborou com o blog de uma das maiores fornecedoras de materiais e insumos clínicos do Brasil.

Planejando as compras

Quando a missão é planejar de maneira eficaz a compra de produtos e materiais para a clínica ou consultório, Trigueiro afirma que o primeiro passo é separar os itens em três grandes grupos: clínico geral + EPI; materiais especializados; e materiais de escritório. Na sequência, o especialista explica que se faz essencial entender as dinâmicas dos fornecedores de cada grupo. “Normalmente, materiais de clínica geral e EPI apresentam preços melhores quando comprados em grandes redes, enquanto os materiais especializados podem muitas vezes ser adquiridos diretamente com o representante ou fornecedores específicos. Já os materiais de escritório, que são utilizados para o funcionamento administrativo e limpeza do consultório, podem ser adquiridos no comércio local ou até em supermercados”, sugere.

Sobre a periodicidade de compra, o gestor precisa pensar no tamanho do cômodo de estocagem em conformidade com a rotina de uso, para evitar que o item se esgote. Além disso, há uma preocupação com a otimização do tempo do cirurgião-dentista. “Não recomendo as compras semanais. Dependendo do espaço que há para armazenamento, você pode fazer aquisições para um, dois, três meses ou mais. O importante nesse caso é se organizar para não precisar parar de atender várias vezes na semana ou mesmo descansar para adquirir um material que acabou”, ensina.

Com relação à quantidade dos itens, é necessário ajustar com uma análise do funcionamento e do uso. “Sugiro fazer uma média do consumo dos últimos três meses para o caso de EPI e para materiais de clínico geral. No caso dos materiais especializados, é preciso avaliar de forma semestral ou até mesmo anual”, diz Trigueiro, que exemplifica:

• Adesivo: analisar quantos meses durou um frasco. Para isso, sugiro marcar com pincel a data em que foi aberto;
• Caixa de 100 casos de braquetes: verificar quantos casos foram iniciados no semestre.

O consultor explica que, controlando bem o estoque, poucos materiais precisam ser comprados em grande quantidade, até pela inevitável falta de espaço da maior parte dos consultórios odontológicos. Ele sugere uma compra maior apenas sobre o que irá proporcionar uma grande vantagem financeira, como no caso de implantes dentários. Por outro lado, Trigueiro não sugere o estoque de materiais que o cirurgião-dentista acabou de conhecer, aqueles que ainda carecem de uma demanda maior de pacientes e, principalmente, os insumos sensíveis em relação a armazenamento e validade.

Administração dos prazos de validade

Além da preocupação em evitar desperdício, o foco no controle da qualidade dos produtos atende à necessidade de zelar pela segurança dos pacientes. Sendo assim, essa é uma das mais importantes etapas na gestão de estoque. Fernando Trigueiro define o método “sistema de gestão + controles de estoque periódicos” como o mais eficiente nesses casos. “Para tal, é importante o responsável pela alimentação do sistema gerar alertas dentro da própria ferramenta ou em sua agenda on-line, como o Google Agenda. Dependendo da velocidade de consumo desse material, dá para gerar alertas com prazos diferentes, como três meses ou um mês antes”, indica. O especialista também recomenda o uso de softwares de gestão, desde que o cirurgião-dentista responsável pela operação entenda que um sistema de gestão é uma nova tarefa e que necessita ter as informações alimentadas pela equipe.

Na maioria dos consultórios brasileiros, encontramos um cirurgião-dentista e uma secretária ou assistente. Fernando Trigueiro relata que o papel desse profissional se restringe a:

1. Entrada e saída dos materiais;
2. Levantamento das validades de forma periódica;
3. Manuseio dos materiais seguindo as normas dos fabricantes;
4. Fechamento e limpeza das embalagens após o uso;
5. Organização do consultório, armários e gavetas.

Fidelizar um fornecedor ou diversificar?

Na sequência, vale analisar os caminhos para obtenção das melhores condições, principalmente em produtos que podem ser comprados em grande quantidade por terem validade longa e facilidade de estocagem.

Fernando Trigueiro explica como entende ser eficaz esse balanceamento e se vale a pena diversificar fornecedores. “Gosto de fidelizar. Repetir a compra sai bem mais fácil do que toda vez ir atrás de novos fornecedores. Acredito que o tempo economizado agindo assim é mais valioso do que o ganho financeiro proveniente dessa busca. Além disso, não gosto muito da visão de estoque, o que nos obriga a comprar muito de um material para conseguir preços melhores. Normalmente, comprando no mesmo lugar todos os materiais que puder, o valor permite uma ‘barganha’ melhor e facilidades de pagamento”, indica.

Para finalizar essa imersão sobre gestão da compra de produtos e materiais para clínicas e consultórios, Fernando Trigueiro elencou os dez principais comportamentos que resultam em prejuízo por mau planejamento de compras. Será que você se identifica com um ou mais itens do ranking abaixo? Confira a lista.

1. Comprar por empolgação com preço, principalmente em congressos;
2. Adquirir produtos por indicação do vendedor da loja;
3. Não saber usar o material que comprou da forma correta, precisando ler a bula;
4. Não saber armazenar da forma correta; 5. Esquecer de treinar os auxiliares a usar o material;
6. Não usar as medidas corretas e “fazer no olho”;
7. Deixar de fazer a conferência periódica dos materiais;
8. Não organizar as gavetas e armários para saber onde cada item está;
9. Comprar apenas quando já acabou e está precisando com urgência;
10. Não ter rotina para fazer as compras.